Gefahren der elektronischen Personalakte

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Gefahren der elektronischen Personalakte

Von Wolf Reuter | 25.November 2007

Anmerkung zum Urteil des Arbeitsgerichts Berlin vom 3. 05. 2007 (3 Ca 23 467/06, nicht veröffentlicht).

An das Offensichtliche wird bekanntlich eher selten gedacht. So erging es einem großen deutschen Arbeitgeber bei der Einführung der sog. elektronischen Personalakte. Wir besprechen die Sache hier, weil sie zu meinem Erstaunen ein massenhaft verbreitetes Phänomen betrifft. Alle Arbeitgeber sollten sich das eine Warnung sein lassen.

Der betroffene Arbeitgeber beschäftigt bundesweit an die 50.000 Mitarbeiter. Vor kurzem ist dort die elektronische Personalakte eingeführt worden. Alle Dokumente (Arbeitsverträge, Abrechnungen etc.) sind auf einen Blick einsehbar. Papierdokumente werden eingescannt und zur Akte gespeichert.

Auch dieser Arbeitgeber schließt befristete Arbeitsverträge ab. Wegen des Schriftformerfordernisses nach § 623 BGB a.F. bzw. § 14 Abs. 4 TzBfG achtet man auch darauf, dass vor Arbeitsantritt tatsächlich eine einheitliche Urkunde mit beiden Originalunterschriften errichtet wird (dazu etwa BAG, Urteile vom 13. 06. 2007, 7 AZR 759/06 und 26. 07. 2006, 7 AZR 514/05).

Im Prozess hatte die Arbeitnehmerin aber gerade diese Schriftform gerügt. Eine Besonderheit gab es – die Verträge hatten die Gestalt von Anschreiben, die doppelt jeweils mit Originalunterschrift versandt worden waren. Ein Exemplar musste dem Arbeitgeber gegengezeichnet zurückgesandt werden. Diese Risikopraxis ist zwar vom BAG am 26. 07. 2006 als unproblematisch eingestuft worden (a.a.O.). An die Beweisfrage hatte man damals aber nicht gedacht. Nicht nur deshalb sollte man dringend dazu übergehen, Verträge zu entwerfen, die den namen auch der Form nach verdienen. Denn die Arbeitnehmerin im entschiedenen Fall musste von diesem “Vertrag” stets eine Vielzahl an Kopien fertigen, für die Kindergeldstelle, die Arbeitsagentur, die Gemeinde etc. Sie wußte schlicht nicht, ob sie eine Kopie gegengezeichnet hatte oder ein mit einer Originalunterschrift versehenes Original. Ihre entsprechende Einlassung war also kaum von der Hand zu weisen.

Der Arbeitgeber konnte nur einen Ausdruck aus der elektronischen Personalakte vorlegen. So ein Ausdruck ist de facto nur eine Fotokopie. Auf die Frage, was mit dem Original sei, bekam sein Prozessvertreter die Auskunft, Originale würden nach dem Einscannen vernichtet (!). Recherchen haben danach ergeben, das einige andere gar nicht kleine Unternehmen das genauso machen. Manche “archivieren” die Originale zwar angeblich statt dessen, sie sind aber tatsächlich unauffindbar oder unzugänglich.

Nach Meinung des Arbeitsgerichts Berlin reichte dieser Ablauf und die Vorlage einer Kopie nicht aus, um den Beweis zu führen, dass die Schriftform doch gewahrt sei. Der Arbeitgeber verlor das Verfahren und hatte nun eine unbefristete Mitarbeiterin mehr.

Es ist schwer zu sagen, ob man die Kosteneffizienz einer elektronischen Personalakte nutzen kann, wenn man gezwungen ist, die Papierform doch noch schnell greifbar zu archivieren. Zweifelhaft ist das jedenfalls. Die Entscheidung des ArbG Berlin ist aber über den Fall hinaus richtig – es gibt nun einmal eine gesetzliche Schriftform, für deren Einhaltung nach dem Willen des Gesetzgebers der Arbeitgeber beweisbelastet ist. Es ist auch in keiner Prozesslage unzulässig, wenn der Arbeitnehmer die Einhaltung der Form bestreitet. Dasselbe Prozessergebnis könnte also herauskommen, wenn die Arbeitnehmerin auf ihrem Exemplar der Urkunde säße und sie nicht herausgibt. Die Vorschriften der §§ 421 und 428 ZPO sind auf ganz andere Fälle zugeschnitten, und eine Vorlageanordnung ist prozessual wohl kaum rechtmäßig, wenn die beweisbelastete Partei den Beweis, den sie in Händen hatte, einfach vernichtet hat. Fraglich ist auch, welche Bedeutung das Arbeitnehmerexemplar eines solchen Vertrags hat. Denn der Arbeitnehmer benötigt sein Exemplar nur zu Dokumentationszwecken. Behielte er das Original und sendete er dem Arbeitgeber eine Fotokopie zu, dann stellt sich z.B. die Frage, warum ihm das schaden sollte – denn die Schriftform ist für die Willenserklärung zum Vertragsschluss vorgeschrieben, und die muss den Arbeitgeber erst einmal – formgerecht – erreichen, bevor sie wirksam ist. Das dürfte nur gewährleistet sein, wenn der Arbeitgeber auch ein “doppelt”, also von beiden Parteien, im Original unterzeichnetes Exemplar zurück erhalten hat.

Das Urteil ist rechtskräftig und hat bislang seinen relativen Exotenstatus behalten.